Qu’est ce que l’automatisation intelligente ?
L’automatisation consiste à créer des ponts numériques entre vos outils du quotidien (OneDrive, Excel, Email, CRM, …) pour qu’ils communiquent sans intervention humaine. Confiez vos processus répétitifs à un « scénario » piloté par l’intelligence artificielle, pour gagner du temps et vous concentrer sur vos activités à valeur ajoutée.
Des bénéfices concrets pour votre structure / votre activité
Fini le copier-coller
Supprimez les heures passées à traiter vos données ou classer vos documents
Zéro erreur de saisie
Plus d’erreur de saisie ou d’oubli, vos données sont toujours propres et vos tableaux de bord rigoureux
Traitement en temps réel
Vos flux travaillent 24h/24. Un document déposé est traité immédiatement
Du temps sur l'essentiel
Libérez vos équipes des tâches mécaniques pour les concentrer sur ce qui fait votre valeur ajoutée
Esprit libéré
Ne craignez plus l’oubli : vos processus s’en rappelle pour vous (relance facture, rappel client…)
Accélérer le cycle de vente et optimiser le CRM
Dynamiser votre communication et piloter votre veille
Rendre la comptabilité précise et autonome
Enchanter l'expérience et piloter la satisfaction
Simplifier l'intégration et le suivi RH
Maîtriser vos flux et vos stocks
Synchroniser vos équipes en temps réel
Sécuriser vos contrats et votre conformité
L’automatisation n’a pas de limite, contactez-nous pour une étude personnalisée de votre flux de travail
Exemples d’utilisations de l’automatisation
Accélérer le cycle de vente et optimiser le CRM
Saisie supprimée
Création automatique de contacts dans votre CRM depuis vos formulaires web ou vos emails
Suivi sans faille
Relances automatiques de devis, notifications instantanées de nouvelles opportunités pour l’équipe commerciale
Dossiers centralisés
Génération automatique de structures de dossiers clients sur votre Cloud dès la signature
Dynamiser votre communication et piloter votre veille
Réseaux sociaux
Publication multi-plateformes (LinkedIn, Instagram) synchronisée et automatique
Email Marketing
Inscription automatique des prospects dans vos listes d’emailing et lancement de séquences de bienvenue
Veille automatisée
Surveillance de vos mots-clés stratégiques sur le web et les réseaux, avec une synthèse quotidienne par IA directement dans votre boîte mail
Rendre la comptabilité précise et autonome
Facturation
Génération et envoi automatique de factures pour les abonnements ou prestations récurrentes
Suivi des dépenses
Extraction automatique des données de factures (PDF) vers Excel ou votre logiciel de compta
Trésorerie
Alertes automatiques et relances clients en cas de paiement en retard ou de dépassement de budget
Enchanter l’expérience et piloter la satisfaction
Avis et fidélisation
Envoi automatique de demandes d’avis (SMS/Mail) après chaque mission et génération de réponses personnalisées
Analyse stratégique
Synthèse hebdomadaire des points forts et axes d’amélioration extraits de vos avis Google et emails clients
Réactivité priorisée
Analyse du ton des emails par IA : alerte immédiate et priorité rouge en cas d’insatisfaction détectée
Simplifier l’intégration et le suivi RH
Intégration des nouveaux
Création automatique de tous les comptes (email, CRM, outils), envoi du pack d’accueil, prise de rendez-vous d’intégration…
Gestion des notes de frais
Extraction automatique des données de reçus (photo/PDF) via IA, classification par nature de dépense et envoi direct en comptabilité sans saisie manuelle
Suivi de Formation
Centralisation des scores et certifications dans les fiches collaborateurs
Maîtriser vos flux et vos stocks
Gestion de Stocks
Alertes de réapprovisionnement basées sur vos ventes en temps réel
Suivi de commandes
Envoi automatique de confirmations et de liens de suivi de colis aux clients
Pilotage centralisé
Synchronisation de vos outils de prod (GMAO, ERP) avec des tableaux de bord agiles
Synchroniser vos équipes en temps réel
Synchronisation miroir
Une tâche créée dans Outlook Calendar crée automatiquement une carte dans votre outil de gestion de projet (Trello, Notion, Asana).
Rapports flash
Chaque soir à 18h, un bot compile les tâches terminées de la journée et envoie un résumé sur le canal de l’équipe
Archivage intelligent
Quand un projet est marqué « Terminé », tous les fichiers liés sont déplacés dans une archive compressée et le dossier courant est nettoyé
Sécuriser vos contrats et votre conformité
Signature électronique
Dès qu’un devis est accepté, le contrat est généré et envoyé via DocuSign/Yousign. Une fois signé, il se classe tout seul dans le bon dossier OneDrive
Veille réglementaire
Surveillance de mots-clés sur des sites officiels ou de presse, avec résumé automatique par IA envoyé par mail
RGPD
Anonymisation automatique des données clients après X années d’inactivité
Inspirée de notre savoir-faire en conseil et formation, notre démarche garantit une automatisation fluide et durable.
1
Nous analysons vos processus pour identifier vos gisements de productivité et définir vos priorités.
2
Nous concevons le scénario idéal en connectant vos outils et en y intégrant l'IA la plus pertinente.
3
Nous construisons vos automates sur votre propre compte et validons leur fiabilité avec une phase de test de 15 jours.
4
Nous assurons le transfert de compétences et le suivi technique pour vous garantir un pilotage serein.
Nous proposons un pack de maintenance optionnel pour surveiller vos flux et mettre à jour vos outils en temps réel.
Notre accompagnement fait l’objet d’un devis clair, basé sur la complexité du processus à automatiser. Pour le fonctionnement quotidien, prévoyez deux types de frais directs (sans intermédiaire) :
– La plateforme d’automatisation : Elle propose souvent une version gratuite pour une utilisation limitée, puis des forfaits adaptés (généralement autour de 20€/mois).
– L’intelligence Artificielle (si utilisée) : La facturation se fait à l’usage réel (souvent moins de 3€/mois pour une TPE).
Nous évaluons ces coûts avec vous en amont et nous optimisons chaque scénario pour minimiser votre consommation de ressources.
C’est une priorité absolue. Voici comment nous garantissons la confidentialité :
– Rôle de coordinateur : La plateforme d’automatisation ne stocke pas vos données de manière permanente ; elle les fait transiter d’un outil à l’autre en temps réel.
– Confidentialité IA : Nous utilisons les versions professionnelles des API (ChatGPT/Gemini) qui garantissent que vos données ne sont pas utilisées pour entraîner leurs modèles.
– Propriété totale : Nous configurons tout sur vos propres comptes (OneDrive, Google Drive, CRM). Vous restez l’unique propriétaire et administrateur de vos accès. Ixare n’enregistre aucune donnée sur ses propres serveurs.
L’agilité est au cœur d’iXARE. Contrairement à un logiciel figé, une automatisation est modulaire. Lors de la mise en main, nous vous montrons comment l’outil s’intègre à votre quotidien et comment gérer les ajustements simples (comme un changement de mot de passe). Pour des évolutions plus structurelles, notre pack de maintenance vous permet de faire évoluer vos automates au rythme de votre activité.
L’IA n’est pas là pour remplacer votre expertise, mais pour vous libérer des tâches répétitives souvent annexes et très chronophages. Nous intégrons des étapes de contrôle humain systématiques là où une validation est nécessaire. L’IA gère le « tout-venant » (tri de documents, résumés, extractions de données) pour vous redonner du temps sur ce qui fait votre vraie valeur ajoutée.
